Was sind JTL-Wawi Workflows?

Workflows in der JTL-Wawi sind regelbasierte Automatisierungen: Wenn Ereignis X eintritt und Bedingung Y erfüllt ist, dann führe Aktion Z aus. Du findest sie unter Workflows in der Wawi-Navigation.

Ereignisse können sein: Auftrag erstellt, Auftrag bezahlt, Lagerbestand unterschritten, Versand durchgeführt. Aktionen können sein: E-Mail versenden, Status setzen, Notiz anlegen, PDF erstellen, Webhook auslösen.

Die Stärke liegt in der Kombination: Mit Bedingungen (einfach oder per erweiterter SQL-Abfrage) lassen sich sehr spezifische Szenarien abdecken – ohne eine Zeile Code.

Workflow 1: Lagerbestand-Warnung

Problem: Artikel werden ausverkauft, ohne dass du es rechtzeitig merkst – Bestellungen laufen ins Leere.

Lösung: Ein Workflow, der beim Unterschreiten eines Mindestbestands automatisch eine E-Mail ans Einkaufsteam sendet.

Ereignis: Lagerbestand geändert
Bedingung: Lagerbestand kleiner als Meldebestand des Artikels
Aktion: E-Mail mit Artikeldetails an Einkauf senden

Tipp: Nutze die Workflow-Variable {{Artikel.Bezeichnung}} und {{Artikel.Bestand}} im E-Mail-Text, um die Benachrichtigung informativ zu gestalten.

Workflow 2: Bestellstatus-Benachrichtigung

Problem: Kunden fragen per E-Mail oder Telefon nach dem Status ihrer Bestellung – obwohl die Info in der Wawi vorhanden wäre.

Lösung: Automatische Kunden-E-Mail beim Statuswechsel der Bestellung.

Ereignis: Auftrag Status geändert
Bedingung: Neuer Status = „In Bearbeitung" oder „Versendet"
Aktion: Kunden-E-Mail mit Trackinglink versenden

Für den Versandstatus kannst du die Variable {{Versand.Paketnummer}} nutzen – dann bekommt der Kunde direkt seinen Trackinglink.

Workflow 3: Doppelte Aufträge erkennen

Problem: Im Multichannel-Betrieb bestellt derselbe Kunde gleichzeitig auf Amazon und eBay – beide Bestellungen werden separat verarbeitet und versendet.

Lösung: Ein Workflow, der bei neuen Aufträgen prüft, ob für denselben Kunden und dieselbe Lieferadresse bereits ein offener Auftrag existiert.

Diese Automatisierung haben wir in einem eigenen Artikel detailliert beschrieben: JTL: Doppelte Aufträge von Kunden automatisch erkennen.

Workflow 4: Automatische Rechnungsstellung

Problem: Rechnungen werden manuell erstellt oder vergessen – besonders bei B2B-Kunden mit Zahlungsziel ein Problem.

Lösung: Workflow, der nach Zahlungseingang automatisch eine Rechnung erstellt und per E-Mail versendet.

Ereignis: Auftrag bezahlt
Bedingung: Zahlungsart = Vorkasse oder PayPal (je nach Bedarf)
Aktionen: Rechnung erstellen + Rechnung als PDF per E-Mail versenden

Für B2B-Kunden kannst du alternativ auf Ereignis „Auftrag versendet" triggern und die Rechnung dem Paket beilegen.

Workflow 5: Retouren-Management

Problem: Retouren kommen an, liegen aber unbearbeitet herum – weil niemand informiert wurde oder der Prozess unklar ist.

Lösung: Workflow, der bei einer eingegangenen Retoure automatisch den zuständigen Mitarbeiter benachrichtigt und einen internen Vorgang anlegt.

Ereignis: Retoure erstellt
Bedingung: (optional) Retourenwert größer als X Euro
Aktionen: Interne Benachrichtigung + Status auf „Zu prüfen" setzen

Ergänzend: Wenn du Retouren automatisch im Lager einbuchen möchtest, kannst du einen zweiten Workflow auf Ereignis „Retoure abgeschlossen" erstellen.

Fazit

Diese 5 Workflows decken die häufigsten Schmerzpunkte im täglichen Betrieb ab. Der Aufwand für die Einrichtung liegt bei jedem Workflow zwischen 15 und 60 Minuten – die Zeitersparnis danach ist dauerhaft.

Du willst noch weiter automatisieren? Mit erweiterten SQL-Bedingungen und Webhook-Aktionen lassen sich auch komplexere Szenarien abbilden. Unser Team entwickelt maßgeschneiderte JTL-Automatisierungen – von der Anforderungsanalyse bis zur Umsetzung.

5 JTL-Wawi Workflows, die jeder Online-Händler kennen sollte