Warum die Ersteinrichtung entscheidend ist

JTL-Wawi ist leistungsstark – aber nur, wenn die Grundkonfiguration stimmt. Fehlende Steuersätze führen zu falschen Rechnungen, ein nicht konfiguriertes Versandprofil blockiert die Labelgenerierung, und Artikel ohne korrekte Lagerorte können nicht sauber disponiert werden.

Die gute Nachricht: Die Ersteinrichtung folgt einer logischen Reihenfolge. Wer diese 8 Schritte der Reihe nach abarbeitet, hat ein solides Fundament – und spart sich später viel Debugging.

Schritt 1: Firmendaten & Grundeinstellungen

Öffne in der JTL-Wawi den Bereich Einstellungen → Firma. Trage hier deine vollständigen Firmendaten ein – Name, Adresse, USt-IdNr., Steuernummer und Bankverbindung. Diese Daten erscheinen auf allen Rechnungen und Belegen.

Firmenname und Rechtsform korrekt eintragen
Rechnungsadresse vollständig ausfüllen
Logo für Rechnungen hochladen
E-Mail-Konto für ausgehende Mails einrichten

Besonders wichtig: Prüfe die Standard-E-Mail-Adresse für Bestellbestätigungen und Versandbenachrichtigungen. Diese sollte eine echte, funktionsfähige Adresse sein.

Schritt 2: Lager anlegen

Ohne ein definiertes Lager kannst du in JTL-Wawi keine Bestände buchen. Gehe zu Warenwirtschaft → Lager und lege dein erstes Lager an. Für die meisten Händler reicht zunächst ein einzelnes Hauptlager.

Gibst du bereits an mehreren Standorten Ware, kannst du mehrere Lager anlegen und einzelnen Artikeln Lagerorte (Stellplätze) zuweisen. Das erleichtert später das Picken erheblich.

Hauptlager mit aussagekräftigem Namen anlegen
Optional: Lagerorte / Stellplätze strukturieren (z.B. Regal A-01)
Standardlager in den Artikeleinstellungen hinterlegen

Schritt 3: Steuersätze einrichten

Unter Einstellungen → Steuern legst du die Steuersätze fest, die auf deinen Artikeln und Rechnungen ausgewiesen werden. In Deutschland sind das in der Regel 19% (Standard) und 7% (ermäßigt).

Wenn du im EU-Ausland verkaufst oder an Geschäftskunden mit USt-IdNr., musst du entsprechende Steuerklassen und Länder-Steuersätze anlegen. Ein häufiger Fehler: Steuersätze werden zu spät konfiguriert und müssen nachträglich in hunderten Artikeln angepasst werden.

Schritt 4: Zahlungsarten konfigurieren

Unter Einstellungen → Zahlungsarten legst du fest, welche Zahlungsmethoden in deiner Wawi bekannt sind. Diese Einstellung ist besonders wichtig, wenn du deinen JTL-Shop oder Marktplätze angebunden hast – Bestellungen kommen mit einer Zahlungsart rein, die in der Wawi bekannt sein muss.

Typische Zahlungsarten: PayPal, Klarna, Vorkasse, Kauf auf Rechnung, SEPA-Lastschrift, Kreditkarte. Stelle sicher, dass die Bezeichnungen exakt mit denen aus dem Shop oder Marktplatz übereinstimmen.

Schritt 5: Versandprofile erstellen

Versandprofile definieren, wie Pakete versendet werden: welcher Dienstleister (DHL, DPD, Hermes…), welches Produkt (Paket, Päckchen, Großbrief), welche Zugangsdaten. Ohne ein vollständiges Versandprofil kann JTL-Wawi keine Versandlabels erstellen.

Gehe zu Versand → Versanddienstleister und richte dein primäres Profil ein. Für DHL benötigst du deine Kundennummer, EKP und die Zugangsdaten für das Geschäftskundenportal.

Versanddienstleister anlegen (DHL, DPD etc.)
Produkte und Gewichtsklassen definieren
Absenderadresse hinterlegen
Testlabel erstellen um die Konfiguration zu prüfen

Schritt 6: Ersten Lieferanten anlegen

Unter Stammdaten → Lieferanten pflegst du deine Bezugsquellen. Jeder Artikel kann einem oder mehreren Lieferanten zugeordnet werden – mit Einkaufspreis, Mindestbestellmenge und Lieferzeit. Das ist die Grundlage für spätere Bestellvorschläge und Disposition.

Auch wenn du zunächst nur einen Lieferanten hast: Leg ihn vollständig an. E-Mail-Adresse, Bestellnummernformat und Zahlungsziel sind wichtige Felder für spätere Automatisierungen.

Schritt 7: Artikel anlegen oder importieren

Jetzt kannst du deine Artikel anlegen. Für wenige Artikel geht das manuell über Stammdaten → Artikel → Neu. Für größere Sortimente ist ein Import über eine Excel/CSV-Datei sinnvoller.

JTL-Wawi unterstützt den Import über die integrierte Importfunktion. Wichtige Pflichtfelder pro Artikel:

Artikelnummer (eindeutig)
Bezeichnung
Steuersatz
Bruttoverkaufspreis
Lagerbestand (initial)
EAN (für Marktplätze und JTL-Shop)

Tipp: Lege dir eine Importvorlage an, die du zukünftig wiederverwenden kannst. Das spart bei jedem neuen Lieferanten-Sortiment Zeit.

Schritt 8: Benutzerverwaltung & Rechte

Wenn du mit Mitarbeitern arbeitest, richtest du unter Einstellungen → Benutzer separate Accounts ein. JTL-Wawi erlaubt eine feingranulare Rechtevergabe: Wer darf Bestellungen stornieren? Wer darf Einkaufspreise sehen? Wer hat Zugriff auf die Buchhaltungsmodule?

Selbst als Solo-Händler lohnt es sich, einen zweiten Adminaccount anzulegen – als Backup, falls du dich mal aus dem Hauptaccount aussperrst.

Fazit

Die Grundkonfiguration der JTL-Wawi ist kein Hexenwerk – aber sie braucht Sorgfalt. Wer diese 8 Schritte konsequent abarbeitet, hat eine solide Basis für alle weiteren Funktionen: Marktplatzanbindung, Shop-Sync, Automatisierungen und Reporting.

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JTL-Wawi einrichten: Die 8 wichtigsten Schritte nach der Installation